Regulamin zapisów na Forum Seniora we Wrocławiu w dniu 8 listopada 2023 r.

§1 Postanowienia ogólne

1. Regulamin określa warunki zapisów na listę gości Forum Seniora we Wrocławiu.
2. Forum Seniora we Wrocławiu (zwane dalej: Forum) jest organizowane przez Polska Press spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie, ul. Domaniewska 45, 02-672 Warszawa, wpisaną przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego do Rejestru Przedsiębiorców pod numerem KRS 0000002408, o kapitale zakładowym w wysokości 42.000.000,00 PLN, NIP 522-01-03-609, REGON 012047699, realizowane lokalnie przez Oddział w Zielonej Górze.
3. Forum odbędzie się 8 listopada 2023 r. o godz. 10:00 w Hotelu Scandic we Wrocławiu.
4. Gościem Forum jest każda osoba spełniająca wymagania określone w pkt 10, której udział w Forum został potwierdzony przez Organizatora po uprzednim przesłaniu przez Gościa formularza zgłoszeniowego.
5. Liczba miejsc do udziału w Forum Seniora jest ograniczona. O Uczestnictwie decyduje kolejność zgłoszeń według dokonanych rejestracji. Po zamknięciu listy istnieje możliwość zapisania się na listę rezerwową, z tym zastrzeżeniem, że zapisanie się na listę rezerwową nie daje gwarancji uczestnictwa w Forum Seniora. W przypadku zwolnienia miejsca na liście podstawowej, osoby zapisane na liście rezerwowej według kolejności zgłoszeń zostaną powiadomione o powyższym drogą pocztową poprzez przesłanie oficjalnego zaproszenia.
6. Uczestnictwo w Forum jest bezpłatne.
7. Formularz zgłoszeniowy oznacza formularz dostępny pod adresem www.gazetalubuska.pl/forumseniora, za pomocą którego następuje Rejestracja.
8. Forum oznacza organizowane przez Organizatora wydarzenie, którego dotyczy Rejestracja.
9. Rejestracja oznacza proces samodzielnego zgłoszenia się w imieniu własnym jako Gościa do udziału w Forum.
10. Gość/Uczestnik oznacza posiadającą pełną zdolność do czynności prawnych osobę fizyczną.
11. Rejestracja uczestnictwa w Forum jest równoznaczna z akceptacją warunków Regulaminu.

§2 Rejestracja i udział w Forum

1. Rejestracja następuje wyłącznie w imieniu własnym poprzez samodzielne wypełnienie i przesłanie Formularza zgłoszeniowego dostępnego w serwisie internetowym pod adresem www.gazetawroclawska.pl/forumseniora (dalej jako: „Serwis”).
2. Formularz rejestracji wymaga podania rzeczywistych danych Uczestnika, takich jak:
• imię (obowiązkowe),
• nazwisko (obowiązkowe),
• numer telefonu (obowiązkowe),
•Adres e-mail (nieobowiązkowe).
Osoby dokonujące rejestracji mogą również wyrazić dobrowolną zgodę na otrzymywanie powiadomień o przyszłych edycjach wydarzenia za pośrednictwem wybranego przez siebie kanału komunikacji (adres e-mail/numer telefonu). Wyrażenie zgody na charakter dobrowolny; zgodę można w każdej chwili wycofać.
3. Termin nadsyłania zgłoszenia uczestnictwa w Forum upływa 6 listopada 2023 r. o godz.
23.59.59 lub do wyczerpania puli dostępnych miejsc.
4. Za termin dostarczenia zgłoszenia przyjmuje się datę wpłynięcia formularza zgłoszeniowego do Organizatora.
5. Gość, rejestrując się na Forum, potwierdza zamiar uczestnictwa w Forum.
6. Po dokonaniu rejestracji i wpisaniu uczestnika na listę gości, organizator skontaktuje się z uczestnikiem w celu potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia.
7. Uczestnictwo w Forum Seniora we Wrocławiu jest możliwe tylko i wyłącznie dla zarejestrowanych uczestników Forum, którzy otrzymali telefoniczne bądź mailowe zaproszenie do udziału w Forum.
8. Przy wejściu na Forum Seniora we Wrocławiu każdy z prawidłowo zarejestrowanych Uczestników ma obowiązek zgłosić swoją obecność organizatorowi, poprzez podpisanie listy obecności.
9. Udział w Forum wymaga zaakceptowania niniejszego Regulaminu w sposób określony w formularzu.

§3 Prawa i obowiązki Organizatora

1. W przypadku, gdyby Forum nie mogło się odbyć w ustalonym terminie z przyczyn niezależnych od Organizatora (siła wyższa, przez którą należy rozumieć zdarzenie nadzwyczajne, niemożliwe do przewidzenia, jak zarządzenia władz, strajki, ulewy, pandemie, epidemie, itp.)., Organizator zastrzega sobie możliwość zaproponowania innego terminu. W takim przypadku uczestnik zostanie o tym powiadomiony niezwłocznie drogą elektroniczną na adres poczty elektronicznej lub numer telefonu podany przez Uczestnika podczas zgłoszenia rejestracyjnego.
2. Przebieg Forum będzie rejestrowany (foto i video) oraz opublikowany w mediach Polska Press sp. z o.o. Uczestnik przyjmuje do wiadomości, że Organizator może utrwalić przebieg wydarzenia, a także wykorzystywać taki materiał, w tym również zawierający wizerunek uczestnika Forum jako części całości wydarzenia, w celach dokumentacji organizowanego przedsięwzięcia, jak również reklamowych oraz promocyjnych, w tym w celach związanych z promowaniem następnych edycji Forum oraz do zrealizowania Ogólnopolskiego Forum Seniora. Dodatkowo, Organizator informuje, że w związku z publikacją materiałów dotyczących Forum (w szczególności relacji reporterskiej z wydarzenia) w tytułach prasowych Organizatora (zarówno tradycyjnych (drukowanych), jak i w ramach cyfrowych portali prasowych), Organizator będzie przetwarzał materiał wideo oraz/lub zdjęcia mogące zawierać wizerunki uczestników Forum jako część materiału prasowego w rozumieniu ustawy z dnia 26 stycznia 1984 r. Prawo prasowe bez prawa żądania wynagrodzenia przez Uczestnika z tego tytułu.
&4 Przetwarzanie danych osobowych
1. Administratorem danych Użytkownika jest Polska Press sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie przy ul. Domaniewskiej 45.
2. Użytkownik przyjmuje do wiadomości, że jego dane osobowe będą przetwarzane w zakresie wymaganym przez Administratora w związku z organizacją Forum.
3. Pytania dotyczące wyłącznie ochrony danych osobowych należy kierować do Inspektora Ochrony Danych na adres e-mail: [email protected]
4. Szczegóły dotyczące przetwarzania danych osobowych znajdują się w klauzuli obowiązku informacyjnego załączonej do niniejszego Regulaminu. Informacje o przetwarzaniu danych osobowych w ramach korzystania z Serwisu znajdują się w Polityce Prywatności Serwisu.

§5 Postanowienia końcowe

Uczestnik Forum jest zobowiązany do zapoznania się z Regulaminem przed przystąpieniem do Forum i dostosowania się do jego postanowień.

Załącznik do Regulaminu Forum Seniora we Wrocławiu 2023 r.

KLAUZULA OBOWIĄZKU INFORMACYJNEGO

Poniżej znajdziecie Państwo informacje na temat przetwarzania Państwa danych osobowych w ramach organizowanego przez spółkę Polska Press sp. z o.o. wydarzenia w postaci „Forum Seniora”
Realizując obowiązek wynikający z Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/45/WE (dalej: „RODO”) informujemy, że:
1. Administrator danych
Administratorem Państwa danych osobowych jest Polska Press sp. z o.o. z siedzibą przy ul. Domaniewskiej 45, 02-672 Warszawa, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy XIII Wydział Gospodarczy po numerem KRS 0000002408, NIP: 522-01- 03-609, kapitał zakładowy: 42 000 000 zł (dalej: „Administrator”, „Spółka” lub „my”) będąca organizatorem wydarzenia pod nazwą „Forum Seniora” (dalej jako: „Forum”).
2. Inspektor Ochrony Danych
W Spółce został wyznaczony Inspektor Ochrony Danych, z którym można skontaktować się drogą elektroniczną – na adres e-mail: [email protected] lub listownie - na adres: Inspektor Ochrony Danych, Polska Press sp. z o.o. ul. Domaniewska 45, 02-672 Warszawa.
3. Źródło pozyskania danych osobowych
Państwa dane osobowe pozyskujemy bezpośrednio od Państwa, gdy dokonujecie Państwo zgłoszenia swojego uczestnictwa w organizowanym przez nas Forum.
4. Zakres przetwarzanych danych osobowych
Przetwarzamy Państwa dane osobowe w zakresie niezbędnym do prawidłowej realizacji celów, o których mowa w ust. 5 poniżej, tj. imię, nazwisko, numer telefonu oraz adres korespondencyjny. Możecie nam Państwo podać także adres e-mail. W przypadku podania przez Państwa dodatkowych danych osobowych w ramach złożonej reklamacji, skargi bądź żądania w zakresie realizacji Państwa praw wynikających z RODO, będziemy także przetwarzać te dane osobowe. Jeżeli wyrazicie Państwo zgodę na otrzymywanie ze strony Administratora powiadomień o przyszłych edycjach Forum, to będziemy również przetwarzać udostępnione przez Państwa w tym celu dane (adres e-mail / numer telefonu).
5. Cele i postawy przetwarzania danych osobowych
Będziemy przetwarzali Państwa dane osobowe w celu przyjęcia zgłoszenia Państwa uczestnictwa w organizowanym przez nas Forum, oznaczenia Państwa tożsamości jako uczestnika Forum, jak również przesłania Państwu przypomnień o zbliżającym się terminie Forum. Dodatkowo, po odbyciu się Forum, przekażemy Państwu drogą elektroniczną materiały/link do materiałów dotyczących Forum. Podstawą prawną przetwarzania przez nas Państwa danych osobowych jest realizacja zawartej przez nas umowy, co odbywa się poprzez akceptację przez Państwa regulaminu Forum (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) oraz nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegający na organizacji Forum, w tym nadzoru nad jego przeprowadzeniem oraz zapewnieniem bezpieczeństwa. W przypadku otrzymania z Państwa strony skargi lub reklamacji, będziemy przetwarzać Państwa dane osobowe w celu ich przyjęcia, rozpatrzenia, a także udzielenia Państwu odpowiedzi w zgłoszonej sprawie – w tym zakresie dane osobowe będą przetwarzane przez Administratora na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. w ramach realizacji tzw. interesu prawnego Administratora polegającego na obsłudze reklamacji, obronie naszych praw oraz poprawy jakości świadczonych przez nas usług. Dane osobowe mogą być przez nas również przetwarzane w celu dochodzenia roszczeń lub obrony naszych praw, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, a prawnie uzasadnionym interesem realizowanym przez Administratora jest w tym przypadku dochodzenie i obrona przed roszczeniami. W przypadku złożenia przez Państwa wniosku dotyczącego realizacji Państwa praw wynikających z przepisów RODO, podstawą prawną przetwarzania przez nas Państwa danych osobowych będzie art. 6 ust. 1 lit. c RODO (realizacja obowiązków prawnych Administratora) oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes polegający na obsłudze otrzymywanych zgłoszeń). Administrator może również przetwarzać Państwa dane osobowe na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. w ramach tzw. uzasadnionego interesu prawnego Administratora polegającego na prowadzeniu marketingu bezpośredniego naszego i podmiotów trzecich. W przypadku, gdy osoba, której dane dotyczą, wyrazi dodatkową zgodę na otrzymywanie z naszej strony informacji handlowych dotyczących produktów i usług oferowanych przez nas bądź naszych partnerów oraz przetwarzania danych osobowych w tym celu, to dane osobowe będą również przez nas przetwarzane w ramach prowadzenia działań marketingowych za pośrednictwem kanału komunikacji wybranego przez osobę udzielającą zgody; podstawą prawną prowadzenia działań marketingowych przez Administratora jest w takim przypadku art. 6 ust. 1 lit. a RODO (tj. wyrażona zgoda).
6. Dobrowolność podania danych osobowych
Podanie przez Państwa danych osobowych, w celach, o których mowa w pkt 5 powyżej jest dobrowolne, jednakże ich niepodanie może uniemożliwić Państwu rejestrację uczestnictwa w Forum, a niekiedy także realizację innych uprawnień, które Państwu przysługują.
7. Odbiorcy danych osobowych
Administrator może ujawnić Państwa dane osobowe podmiotom wspierającym Administratora w organizacji Forum, jak również świadczącym na rzecz Administratora usługi związane z organizacją wydarzenia, a także obsługę techniczną, informatyczną i administracyjną, w tym: usługi IT, analityczne, serwisowe, archiwizacji i niszczenia dokumentów, obsługi korespondencji, usługi doradcze i prawne, dostawcom narzędzi informatycznych, a także operatorom pocztowym i firmom kurierskim, jak również spółkom z GK Orlen (jeśli będzie to niezbędne do realizacji wewnętrznych procesów administracyjno-obsługowych).
8. Transfer danych poza EOG
W związku z prowadzoną przez Administratora działalnością może dochodzić do transferu Państwa danych osobowych do państw trzecich, tj. poza Europejski Obszar Gospodarczy, na który składają się państwa członkowskie Unii Europejskiej, a także Islandia, Norwegia i Lichtenstein. Zapewniamy, że transfer realizowany jest przez Administratora wyłącznie w uzasadnionych przypadkach przy każdorazowym poszanowaniu Państwa prywatności. W przypadku konieczności przekazania danych poza EOG, zagwarantujemy zastosowanie adekwatnych środków ochrony danych osobowych, w tym m.in.: a) art. 45 ust. 1 RODO – na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni poziom ochrony (w przypadku krajów, wobec których została wydana taka decyzja), b) art. 46 ust. 2 lit. c) RODO - na podstawie zawartej umowy o transfer danych, opartej na Standardowych Klauzulach Umownych przyjętych w drodze decyzji przez Komisję Europejską, c) art. 47 RODO - w ramach przyjętych wiążących reguł korporacyjnych. W przypadku przekazania danych poza obszar EOG, przysługuje Państwu prawo do informacji o sposobach uzyskania kopii zabezpieczeń lub o miejscu ich udostępnienia.
9. Okres przetwarzania danych osobowych
Państwa dane osobowe będą przez nas przetwarzane przez okres niezbędny do zapewnienia Państwa prawidłowej rejestracji do Forum oraz umożliwienia uczestnictwa w Forum, w tym przesłania wiadomości z przypomnieniem o zbliżającym się terminie Forum oraz podziękowań za udział w nim wraz z materiałami/linkami do materiałów dotyczących Forum. Dane osobowe osób, które zarejestrowały się do uczestnictwa w Forum, ale ze względu na ograniczoną liczbę miejsc ich rejestracja nie została potwierdzona przez Administratora, usunięte przez nas zostaną niezwłocznie po weryfikacji braku możliwości wzięcia przez te osoby udziału w Forum, chyba że będzie istniała inna podstawa prawna do dalszego przetwarzania tych danych (na przykład w przypadku wyrażenia zgody na otrzymywanie ze strony Administratora informacji dotyczących przyszłych edycji Forum). W przypadkach, gdy podstawą prawną przetwarzania jest nasz uzasadniony interes, to dane osobowe będą przez nas przetwarzane przez okres niezbędny do realizacji celu przetwarzania lub do momentu wyrażenia przez Państwa sprzeciwu, w zależności który warunek ziści się wcześniej. W zakresie działań marketingowych będziemy przetwarzać Państwa dane przez okres w jakim cele wynikające ze zgody lub z naszego prawnie uzasadnionego interesu pozostają ważne, ale nie dłużej niż do chwili złożenia przez Państwa sprzeciwu albo cofnięcia zgody, w każdym przypadku nie dłużej niż przez okres 6 lat od wyrażenia zgody. Dane osobowe mogą być także przetwarzane przez okres, w którym mogą się pojawić ewentualne roszczenia związane z Państwa uczestnictwem w wydarzeniu (np. w związku ze zgłoszoną reklamacją) – okres przedawnienia roszczeń określony jest przepisami Kodeksu cywilnego. Jeżeli dalsze korzystanie z danych osobowych nie będzie konieczne lub nie będzie objęte obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa, Administrator podejmie uzasadnione działania w celu usunięcia ich ze swoich systemów i archiwów lub podejmie działania w celu ich anonimizacji.
10. Profilowanie i zautomatyzowane podejmowanie decyzji
Państwa dane osobowe nie będą podlegały profilowaniu. Administrator nie będzie także dokonywać operacji przetwarzania danych w sposób całkowicie zautomatyzowany, które jednocześnie mogłyby prowadzić do wydawania decyzji, wywołujących wobec konkretnej osoby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nią wpływających.
11. Pouczenie o przysługujących prawach
Przysługuje Państwu prawo żądania:
a. dostępu do treści swoich danych - w granicach art. 15 RODO,
b. ich sprostowania – w granicach art. 16 RODO,
c. ich usunięcia - w granicach art. 17 RODO,
d. ograniczenia przetwarzania - w granicach art. 18 RODO,
e. przenoszenia danych - w granicach art. 20 RODO.
W przypadku przetwarzania danych osobowych przez Administratora w celu realizacji prawnie uzasadnionych interesów (o których mowa w pkt 3 – tj. w oparciu o art. 6 ust. 1 lit. f) RODO), osoba, której dane dotyczą, ma prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw – z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją. Wszystkie powyżej wymienione uprawnienia mogą Państwo zrealizować poprzez zwrócenie się na adres kontaktowy: [email protected] albo pisemnie na nasz adres: Polska Press sp. z o.o., ul. Domaniewska 45, 02-672 Warszawa z dopiskiem „RODO”. Przysługuje Państwu prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.