Czy elektroniczne faktury zastąpią papier - raport Delloite

mat.pras.
sxc.hu
W Polsce, choć firmy coraz odważniej korzystają z dobrodziejstw e-gospodarki, digitalizacja niektórych pozornie naturalnych dla niej obszarów postępuje zbyt wolno. Niestety, często z powodu przepisów, które nie nadążają za postępem technologicznym.

- Przykładem jest choćby kwestia elektronizacji obrotu faktur, który przez wiele lat był blokowany przez wymóg przedstawiania Urzędom Skarbowym dokumentacji firmy w formie papierowej – mówi Jacek Wysocki z Krajowej Izby Rozliczeniowej S. A., który odpowiada za rozwój produktów dedykowanych do zarządzania elektroniczną dokumentacją firm, m.in. systemu do obsługi faktur elektronicznych invooclip. W Polsce wystawia się obecnie około 1,5 mld faktur rocznie. Zaledwie 10 proc. przedsiębiorców operuje fakturami wystawianymi drogą elektroniczną. - To jeden z najgorszych wyników w Europie. Tylko co czwarty adresat faktury dostaje ją dziś w formie cyfrowej – dodaje. W Wielkiej Brytanii, Estonii, Danii czy Niemczech odsetek firm wysyłających e-faktury znacząco przekracza 50 proc.

Jak jednak zaznacza Jacek Wysocki, w tym roku może nas pod tym względem czekać prawdziwa rewolucja, dzięki nowym przepisom, które weszły w życie z początkiem 2013 r.
- Od stycznia tego roku obowiązuje w naszym kraju zasada domniemanej zgody na otrzymywanie faktur drogą elektroniczną. W praktyce oznacza to, że przedsiębiorca może wystawić i przesłać klientowi fakturę w formie cyfrowej nie pytając go wcześniej o zgodę. Jeśli należność zostanie uregulowana, oznacza to, że kontrahent akceptuje taką formę - wyjaśnia ekspert KIR S.A.

Za wiążącą może być uznana nawet aprobata wyrażona podczas rozmowy. Oczywiście, klient w każdej chwili może poprosić o wystawianie faktur w formie papierowej. Zmiana, która dla wielu firm oznacza potencjalnie istotne oszczędności jeśli chodzi o koszty drukowania i wysyłania faktur, to efekt dostosowywania polskich przepisów do standardów Unii Europejskiej.

Większość lubi przez Internet

Korzystanie z e-faktur to jeden z elementów digitalizacji świata biznesu. Nikogo nie dziwi już zamawianie towarów przez Internet czy dokonywanie tą drogą płatności. Wachlarz usług, z których można korzystać w pełni online z każdym dniem staje się coraz szerszy. Bardzo aktywne na tym polu są firmy telekomunikacyjne i np. banki. Niektóre z nich umożliwiają już załatwienie wielu formalności bez konieczności nawet jednej wizyty w oddziale czy podpisywania dokumentów dostarczonych przez kuriera – rzecz nie do pomyślenia jeszcze kilka lat temu na rynku, gdzie obowiązują bardzo restrykcyjne przepisy dotyczące identyfikacji i ochrony tożsamości klientów.

Zupełnie pozbawiony papieru proces zakładania rachunków dla osób indywidualnych jako jeden z pierwszych zaproponował w Polsce w 2011 roku BGŻOptima. Z kolei na przykład w Meritum Banku z analogicznego rozwiązania mogą korzystać także przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność. Cały proces zajmuje tu ok. 15 minut. Bank sprawdza zgodność danych klienta wpisanych przez niego we wniosku o otwarcie rachunku z danymi zawartymi w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej oraz danymi z przelewu przychodzącego z dotychczasowego konta firmowego w innym banku.

- Przedsiębiorcy bardzo cenią swój czas. Korzystanie z bankowości internetowej pozwala im go zaoszczędzić, a także obniżyć koszty operacyjne. Jestem przekonany, że możliwość załatwienia wszystkich formalności przy zakładaniu konta przez internet będzie już niedługo standardem na rynku - mówi Marcin Kołakowski, dyrektor departamentu bankowości oddziałowej i przedsiębiorstw Meritum Banku. - Do korzystania z szybkich, tanich i wygodnych rozwiązań ludzie łatwo się przekonują.

Jak jednak pokazuje historia upowszechniania w Polsce e-faktur i innej firmowej dokumentacji, nie zawsze to co nowe i wygodne szybko wypiera to co stare i kosztowne, tyle, że zazwyczaj przyczyny nie leżą po stronie użytkowników. Nadmierne przywiązanie do faktur papierowych nie wynikało z braku przekonania przedsiębiorców, co do zasadności stosowania e-faktur.

E-faktury są tańsze

Duża część przedsiębiorców ma świadomość, że e-faktury są tańsze w obsłudze niż ich papierowe odpowiedniki. Przyśpieszają regulowanie należności i w praktyce pozwalają uzyskać spore oszczędności czasu i pieniędzy, a do tego wspierają budowanie wizerunku firmy nowoczesnej i proekologicznej. Niestety, dotychczas nieprzejrzyste i pozwalające na swobodę interpretacyjną przepisy dotyczące zasad przesyłania, przechowywania oraz trybu udostępniania e-faktur np. organom skarbowym, doprowadziły do postrzegania faktury elektronicznej, raczej poprzez pryzmat zagrożeń, a nie korzyści - podkreśla Jacek Wysocki.

W jego opinii krytycznym czynnikiem blokującym upowszechnianie się e-faktury jest przekonanie przedsiębiorców o niepodważalnej wartości dowodowej faktury papierowej. – Firmy wolą dmuchać na zimne i nawet ponieść koszty, zamiast narażać się na ewentualne konsekwencje wątpliwości US -  ocenia. I podkreśla, że o ile dziś kwestie bezpieczeństwa firmy nie powinny już powstrzymywać od korzystania z e-faktur, warto wziąć je pod uwagę wybierając system, w którym te faktury będziemy generować.

Na rynku jest dziś dostępnych wiele programów umożlwiających wystawianie faktur elektronicznych. Różnią się one nie tylko funkcjonalnościami, ale przede wszystkim poziomem zabezpieczenia danych firmy i samych faktur. Zanim firma zdecyduje się na konkretne rozwiązanie powinna wziąć pod uwagę nie tylko wygodę korzystania z systemu, ale też jakość przechowywania danych do niego wprowadzanych w długim terminie. E-faktura powinna spełniać pewne ściśle określone prawem wymogi. Przede wszystkim firma, która ją wystawia musi zadbać o zapewnienie autentyczności i integralności takiego dokumentu. Odbiorca winien mieć pewność, że faktura została wystawiona przez wskazany na niej podmiot. W interesie obu stron jest również aby dokument zachował integralność, czyli aby niemożliwe było dokonywanie w nim zmian.

- W praktyce te warunki najlepiej spełniają faktury opatrzone certyfikowanym, a nawet zwykłym podpisem elektronicznym - podkreśla Jacek Wysocki. - Dla własnego bezpieczeństwa przedsiębiorca powinien wybrać system, który umożliwi mu potwierdzenie legalności faktury i wykazanie prawa do odliczenia podatku VAT w przypadku kontroli skarbowej. Wykorzystanie wysokiej jakości rozwiązań to też ułatwienie kontrolerom skarbowym szybszą weryfikację legalności i autentyczności e-faktur.

Flesz: Firmy w dużych tarapatach z powodu epidemii

Wideo

Materiał oryginalny: Czy elektroniczne faktury zastąpią papier - raport Delloite - Nowiny

Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych”i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Komentarze 1

Komentowanie artykułów jest możliwe wyłącznie dla zalogowanych Użytkowników. Cenimy wolność słowa i nieskrępowane dyskusje, ale serdecznie prosimy o przestrzeganie kultury osobistej, dobrych obyczajów i reguł prawa. Wszelkie wpisy, które nie są zgodne ze standardami, proszę zgłaszać do moderacji. Zaloguj się lub załóż konto

Podaj powód zgłoszenia

W
Waldek

Uważa, że faktury elektroniczne w ciągu kilku następnych lat zastąpią faktury papierowe. Mimo, ze wciąż jest spora niecheć do efaktur, to z biegiem czasu to sie zmieni. W swojej firmie używam już 2 lata systemu do fakturowania online i bardzo sobie chwalę rezygnację z faktury papierowej. Ważnym elelmentem tej rewolucji, jest właśnie dobranie odpowiedniego programu do wystawinia faktur online. Ja pracuję na  systemie Bizin i jest ok.

Dodaj ogłoszenie

Wykryliśmy, że nadal blokujesz reklamy...

To dzięki reklamom możemy dostarczyć dla Ciebie wartościowe informacje. Jeśli cenisz naszą pracę, prosimy, odblokuj reklamy na naszej stronie.

Dziękujemy za Twoje wsparcie!

Jasne, chcę odblokować
Przycisk nie działa ?
1.
W prawym górnym rogu przegladarki znajdź i kliknij ikonkę AdBlock. Z otwartego menu wybierz opcję "Wstrzymaj blokowanie na stronach w tej domenie".
krok 1
2.
Pojawi się okienko AdBlock. Przesuń suwak maksymalnie w prawą stronę, a nastepnie kliknij "Wyklucz".
krok 2
3.
Gotowe! Zielona ikonka informuje, że reklamy na stronie zostały odblokowane.
krok 3