Wrocław: Elektroniczne biurka dla pracowników Dialogu

Przygotowanie i wdrożenie projektu, który ma ułatwić życie zarówno pracownikom firmy, jak i klientom, powierzono firmie MIS SA z Wrocławia.

Jak to działa
Czym właściwie jest "elektroniczne biurko"? Najprościej mówiąc, to elektroniczny obieg dokumentów oraz skomputeryzowanie wszystkich działań wewnątrz firmy.
Już teraz z tego rozwiązania korzysta około 1000 pracowników Telefonii Dialog.
- Plusem systemu jest niewątpliwie fakt, że firma objęta takim oprogramowaniem od A do Z staje się bardziej przejrzysta - uważa Marcel Kasprzak, prezes MIS. - Tym samym o wiele łatwiej jest nią zarządzać. Czarno na białym widać na przykład, jaki jest obieg dokumentu, jak długo zatrzymuje się on w poszczególnych komórkach organizacyjnych. Wiadomo też, jak długo trzeba czekać na załatwienie konkretnych spraw w różnych działach. Tym samym łatwiej jest ocenić, czy zatrudnieni pracują wydajnie.

Jak dodaje Marcel Kasprzak, taka wiedza pozwala na dostosowywanie podziału pracy, zakresu obowiązków oraz struktury firmy do zmieniających się warunków rynkowych. Mając tak dokładne dane, wystarczy je analizować i wyciągać wnioski, na przykład przy pomocy specjalnych programów, które również mamy już opracowane i gotowe do zastosowania.
- Okaże się wtedy, że do zarządzania firmą przy pomocy narzędzi informatycznych niezbędny jest solidny fundament. Taki właśnie jak elektroniczny obieg dokumentów i spraw - podsumowuje Kasprzak.

Łatwiej i szybciej
Informatycy z firmy MIS uważają również, że dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów osiąga się wiele korzyści. Przede wszystkim łatwiej i szybciej można obsługiwać klientów. Na przykład ich pytanie o możliwość uruchomienia usług Dialogu na danym terenie trafia automatycznie do wszystkich zaangażowanych w sprawę działów. Dzieje się to w odpowiednim porządku i kolejności.
Inwestujemy w technologie

Pracownicy MIS zapewniają, że dzięki temu szybko sprawdzane są warunki techniczne założenia nowej linii i dostarczania usługi, konieczne koszty, możliwe terminy i wszystkie procedury. W efekcie klient ma otrzymać odpowiedź tak szybko, jak tylko jest to możliwe.

Działające już programy obsługują ogólną korespondencję oraz dokumenty wewnętrzne. System służy także do przepływu informacji w sprawach związanych ze wsparciem technicznym sprzedaży, zakupami i obiegiem faktur.

Obecnie informatycy pracują nad uruchomieniem systemów wspierających zarządzanie kadrami, utrzymania sieci telekomunikacyjnej oraz kontrolujących system jakości ISO. Ostatnim projektem ma być aplikacja do obsługi biura zarządu.

- Chcemy, aby nasi klienci byli coraz lepiej obsługiwani - podsumowuje Robert Banasiak, wiceprezes zarządu Telefonii Dialog. - Usprawniamy procesy zarządzania, inwestujemy w nowe rozwiązania i technologie.