Najchętniej uczymy się nad morzem, w górach, a także za granicą

Oczekiwania firm są bardzo duże. Szczególnie tych, których pracownicy brali już udział w wielu spotkaniach poszerzających ich wiedzę. Zleceniodawcy poza samym szkoleniem oczekują od organizatorów np. gier integracyjnych, podchodów, maratonów biegowych czy też zawodów z elementami rywalizacji.

– W standardzie są oczywiście zajęcia szkoleniowe, zakwaterowanie i pełne wyżywienie. Często oferujemy jakieś dodatkowe atrakcje, na przykład zabieg spa w miejscu zakwaterowania, albo też krótką wycieczkę – mówi Sławomir Chrzanowski, partner zarządzający BDO Academy.

– Im atrakcyjniejsza jest oferta firmy szkoleniowej, tym większa szansa na zdobycie zlecenia. Oczywiście wiele zależy też od zasobności portfela, bowiem atrakcje sporo kosztują. Dzisiaj samo szkolenie połączone z wieczornym bankietem już nie wystarczy – mówi Łukasz Kubacki, dyrektor ds. marketingu z Interferie S.A.

– W przypadku szkoleń zagranicznych pakiet oferowanych usług jest szerszy. Obejmuje zawsze transport, opiekę pilota, transfery, ubezpieczenia – wskazuje Sławomir Chrzanowski.

Kto najczęściej uczy się w kurortach

Na organizację szkoleń wyjazdowych decydują się firmy, które inwestują w rozwój swoich pracowników. Takie oferty wybierają branże: medyczna, finansowa, budowlana i logistyczna.

– Na naukę poza miejscem działania firmy decydują się klienci z dużych i średnich firm, głównie produkcyjnych lub sieci handlowych – zaznacza Sławomir Chrzanowski.

Łukasz Kubacki z Interferie S.A. uważa, że firmy najbardziej zainteresowane są tak zwanymi szkoleniami miękkimi: motywacyjnymi, obsługi klienta, komunikacji interpersonalnej, które doskonale można połączyć z atrakcyjnymi zajęciami rekreacyjnymi i integracją zespołu.

Szkolenia wyjazdowe dla instytucji, firm oraz studentów organizuje także Wyższa Szkoła Bankowa. Dotyczą one zazwyczaj wypalenia zawodowego, stresu, kierowania zespołem, komunikacji wewnętrznej, zmian w ustawach, prawa zamówień publicznych, a także ochrony danych osobowych.

Sławomir Chrzanowski z firmy BDO Academy, oferującej także szkolenia wyjazdowe, podkreśla, że prowadzi je ona głównie z zakresu podatków, rachunkowości czy też prawa pracy.

Dlaczego nie w swoim mieście?

Według Małgorzaty Perczyńskiej, organizatorki szkoleń Wyższej Szkoły Bankowej, firmy chcą osiągnąć dwa cele: przyjemny i pożyteczny. Z jednej strony następuje element szkolenia, np. poznanie nowych technik sprzedaży, zmian w ustawach, z drugiej strony pojawia się element integracyjny. Osoby z firmy mogą się lepiej poznać, przez co praca po powrocie może być przyjemniejsza.

Ile czasu zazwyczaj się szkolimy

Szkolenia wyjazdowe najczęściej trwają trzy dni i odbywają się w weekendy.
– Uczestnicy przyjeżdżają w piątek i wtedy odbywa się zakwaterowanie i uroczysta kolacja. W sobotę do południa odbywają się zajęcia szkoleniowe, a po południu program turystyczno--rozrywkowy – opowiada Małgorzata Perczyńska z Wyższej Szkoły Bankowej.

– Najczęściej jest to zwiedzanie innego miasta połączone z programem artystycznym. Może być to wyjście do teatru lub kina. Wieczorem przygotowujemy kolację integracyjną z muzyką i tańcami. W niedzielę od rana rozpoczynamy szkolenie, a po południu następuje powrót do domu – dodaje.
– Przeważnie klienci zgłaszają się na szkolenie 2-3 tygodnie przed planowanym terminem, ale często już miesiąc wcześniej kontaktują się z nami w sprawie ustalenia szczegółów. Zadają szczegółowe pytania o miejsce zakwaterowania i sam program szkolenia. W przypadku wyjazdów zagranicznych ten czas się jeszcze wydłuża o kolejne 2-3 tygodnie – wyjaśnia Sławomir Chrzanowski.

Płacisz. A w ofercie masz...

Im atrakcyjniejszy program, tym szkolenie jest droższe. Firmy fundują swoim pracownikom pobyty w strefie fitness, na basenie, odpoczynek w spa.

– Cena zależy od sezonu. W wakacje i dni wolne ceny pokoi rosną. Im większa grupa, tym chętniej jest widziana w hotelu, ale takie pobyty muszą być rezerwowane dużo wcześniej. Zawsze przygotowujemy indywidualną ofertę cenową, która uwzględnia wszystkie oczekiwania klienta – mówi Łukasz Kubacki.

– Cena jest zależna od miejsca szkolenia i oferowanego pakietu usług. W przypadku szkoleń krajowych cena oscyluje między 2 a 3,5 tys. zł od osoby. W przypadku zagranicznych – powyżej 3 tysięcy złotych od osoby – uważa Sławomir Chrzanowski.

Polskie góry czy światowe kurorty?

– Klienci w odniesieniu do szkoleń organizowanych w Polsce wybierają najchętniej sprawdzone, tak znane kurorty, jak Sopot, Zakopane i Karpacz. Sporym zainteresowaniem cieszą się także urokliwe miejsca typu Kazimierz czy Nałęczów. Wiosną klienci często wybierają Mazury – wskazuje Sławomir Chrzanowski. – W przypadku szkoleń zagranicznych najbardziej cenione przez klientów są kraje śródziemnomorskie: Grecja, Hiszpania, Włochy – dodaje.

– Szkolenia jednodniowe, które nie są połączone z noclegiem, odbywają się w dużych miastach, do których łatwo dojechać. Są to Wrocław, Warszawa, Poznań – tłumaczy Łukasz Kubacki. – Szkolenia kilkudniowe organizowane są najchętniej w atrakcyjnych miejscach wypoczynkowych, w których jest dobre zaplecze rekreacyjne, czyli basen, spa, fitness, siłownia oraz atrakcyjna okolica bogata w szlaki spacerowe i rowerowe – mówi Kubacki.

– Klienci oczekują, że w pobliżu ośrodka, w którym odbywa się szkolenie, są interesujące miejsca do zwiedzenia, takie jak zamki, groty, jaskinie, skanseny, ciekawe formacje skalne, czyli wszystko to, co można obejrzeć i być może wykorzystać np. do gier terenowych. Proponowane przez nas Sudety mają naprawdę wiele takich właśnie atrakcji. Na wyciągnięcie ręki mamy granicę z naszymi południowymi sąsiadami, co także jest atrakcyjną propozycją, ponieważ daje możliwość wypadu na przykład na czeskie piwo – dodaje.

Organizacja wyjazdowej konferencji

Zleceniodawcy szukają atrakcyjnych miejsc z niezłym dojazdem. Są to zarówno ośrodki w górach, jak i nad morzem. Dodatkowym atutem lokalizacji konferencji są piękne pejzaże, które zainteresowani mają za oknem, a także krystalicznie czyste, wolne od miejskiego smogu, powietrze.
– Mamy bardzo duże sale przeznaczone na konferencje. Są one w hotelach w Szklarskiej Porębie, Świeradowie-Zdroju i Świnoujściu – zaznacza Łukasz Kubacki.

– Naszą siłą jest także atrakcyjna lokalizacja ośrodków blisko parków zdrojowych oraz mola z plażą w hotelach nadmorskich i wśród lasów, ale z łatwym i bliskim dojściem do centrów uzdrowisk – dodaje.
Zespoły organizujące konferencje starają się zapewnić gościom kompleksową obsługę, w tym nocleg i menu, w którym znajdują się dania dla każdego, także wegetariańskie i bezglutenowe. Klientom udostępnia się strefy rekreacyjne, baseny i miejsca na zorganizowanie grilla, pikniku czy zabaw.

– Do dyspozycji firm oddajemy ściany obiektów oraz dachy na firmowe reklamy i banery – podkreśla Łukasz Kubacki.
Im atrakcyjniejszy program konferencji, tym koszt organizacji jest wyższy. W szczycie sezonu pokoje są droższe. Im większa grupa, tym częściej wybiera hotel, ale takie pobyty muszą być rezerwowane dużo wcześniej.
– Zawsze przygotowujemy indywidualną ofertę cenową, która uwzględnia wszystkie oczekiwania klientów. Potrafimy przygotować ofertę już od 100 zł za osobę ze śniadaniem – dodaje Łukasz Kubacki.

Jak się promują?

Każda konferencja to doskonały czas na promocje firm. Organizują one swoje stoiska, które są pełne materiałów promocyjnych. Przedstawiciele stawiają banery, gabloty, roll-upy, wyświetlają spoty i firmowe filmy oraz przyklejają na ściany logo firm.

Formy promocji są niezwykle różnorodne i zależne od branży. Firmy kosmetyczne na przykład robią pokazy, zabiegi czy też testowanie nowych produktów.

W przygotowaniu konferencji pomagają specjaliści. Wybierają oni menu, planują atrakcje, czuwają nad wizerunkiem sali wykładowej czy też elastycznie reagują na wszelkie zmiany programu.
– Opiekun klienta ma wiele własnych propozycji, które mogą uatrakcyjnić pobyt w naszym hotelu. Sprawuje pieczę nad grupą przez czas pobytu i na bieżąco reaguje na wszelkie niespodziewane zmiany i pomysły klientów – wskazuje Łukasz Kubacki.