Masz niewykorzystany urlop wypoczynkowy? Pracodawca rozdysponuje twoje dni wolne

Pracownik powinien wykorzystać urlop wypoczynkowy w tym w roku, kiedy go nabył. Jeżeli tego nie zrobi, na wykorzystanie zaległego urlopu ma czas do 30 września następnego roku kalendarzowego. Dotyczy to osób, które w międzyczasie nie zmieniły pracodawcy.

- Urlop wypoczynkowy powinien być wykorzystany w roku kalendarzowym, w którym pracownik nabył do niego prawo. Jeżeli pracownik nie wykorzysta urlopu w roku bieżącym, pracodawca powinien udzielić zaległego urlopu najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego. Powszechnie przyjmuje się, że wystarczy, aby 30 września był pierwszym dniem wykorzystywania zaległego urlopu - tłumaczy Martyna Barabas, Junior Associate w SSW Pragmatic Solutions.

Jakie konsekwencje grożą za niewykorzystany urlop wypoczynkowy?

Termin udzielenia zaległego urlopu został określony w art. 167 par. 2 Kodeksu pracy. Inaczej jest traktowany urlop na żądanie, którego wzięcie nie jest obowiązkowe. Z tego rodzaju urlopu można skorzystać w wyjątkowych sytuacjach nieprzewidzianych przez pracownika, maksymalnie cztery razy rocznie. Wraz z końcem roku kalendarzowego urlop na żądanie zostaje uznany za zwykły urlop wypoczynkowy, a nie niewykorzystane dni przechodzą na następny rok jako dni zwykłego urlopu wypoczynkowego.

Dni wolne mogą się skumulować w wyjątkowych sytuacjach, np. z powodu choroby, na którą zapadł pracownik. Jeżeli osoba zatrudniona weźmie zwolnienie chorobowe, urlop wypoczynkowy trzeba będzie odwołać, ponieważ nie można przebywać na zasiłku chorobowym w trakcie urlopu wypoczynkowego.

- Termin wykorzystania urlopu do 30 września jest terminem dodatkowym, stosowanym w sytuacji, gdy wcześniejsze wykorzystanie urlopu nie było możliwe, np. z powodu choroby - zaznacza Adam Kraszewski, managing associate i radca prawny w Kancelarii GESSEL.

Pracownikowi, który nie wykorzysta urlopu wypoczynkowego z poprzedniego roku do 30 września, nie grożą żadne konsekwencje prawne, ale pracodawca powinien mieć się na baczności. To w jego interesie jest dopilnowanie, aby urlop został wybrany w terminie.

- Niewykorzystanie zaległego urlopu przed 30 września kolejnego roku nie rodzi po stronie pracownika żadnych konsekwencji. Jedynym ryzykiem po stronie pracownika jest możliwość przedawnienia prawa do zaległego urlopu, co następuje jednak dopiero po 3 latach, przy czym istnieją dwa poglądy dotyczące daty, kiedy rozpoczyna się bieg terminu przedawnienia: z ostatnim dniem roku kalendarzowego, kiedy pracownik nabył prawo do urlopu albo z dniem 30 września roku kolejnego - komentuje Aleksandra Kolbus-Kucharska, aplikantka adwokacka w Świostek Kupski Adwokaci.

Niewykorzystany urlop może natomiast pociągnąć za sobą przykre konsekwencje dla pracodawcy. Nie tylko grozi mu wysoka kara za zwłokę za przyznanie dni wolnych, ale także naraża się on na poniesienie dodatkowych kosztów w przypadku wypowiedzenia umowy o pracę.

- Nieudzielenie urlopu w terminie jest niekorzystne z perspektywy pracodawcy. Z jednej strony brak udzielenia należnego pracownikowi urlopu stanowi wykroczenie, o którym mowa w art. 282 par 1 pkt 2 Kodeksu pracy, którego popełnienie zagrożone jest karą od 1000 do 30 000 złotych. Z drugiej strony nieudzielony urlop nie przepada. W ten sposób może dojść do kumulacji urlopu za okres nawet kilku lat (do upływu okresu przedawnienia), z czym może wiązać się konieczność wypłaty wysokiego ekwiwalentu na wypadek rozwiązania umowy - wyjaśnia Adam Kraszewski.

Kiedy pracodawca może wysłać na przymusowy urlop?

Ze szkodą dla pracowników, w związku z COVID-19 pracodawcy zyskali dodatkowe uprawnienia. Mogą wysłać pracownika na przymusowy urlop wypoczynkowy w dogodnym dla siebie terminie, jeżeli osoba zatrudniona nie wykorzystała jeszcze zaległego urlopu.

- Sytuację pracowników komplikuje wprowadzony niedawno art. 15gc tarczy antykryzysowej. Upoważnia on pracodawców, w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego lub epidemii, do udzielania w terminie przez siebie wskazanym zaległych urlopów wypoczynkowych w wymiarze do 30 dni bez konieczności uzyskania zgody pracownika i z pominięciem planu urlopowego - tłumaczy Bartosz Tomanek, adwokat, Senior Associate w SSW Pragmatic Solutions. - Wprowadzony przepis wywołuje jednak wiele wątpliwości interpretacyjnych, m.in. nie jest jasne, czy dotychczasowy termin udzielenia urlopu zaległego, czyli 30 września, został „przesunięty” do końca okresu zagrożenia epidemicznego lub epidemii czy pracodawcy wciąż obowiązani byli udzielić tych urlopów do ostatniego dnia września - dodaje ekspert.

W praktyce wiele firm wysyła pracowników na przymusowy urlop, jeżeli zatrudnionym pozostało dużo niewykorzystanych dni z poprzedniego roku. W ten sposób pracodawcy zabezpieczają się przed ewentualnymi konsekwencjami prawnymi.

- Odpowiedź na pytanie, do kiedy należy wykorzystać zaległy urlop podczas pandemii, jest szczególnie istotna w kontekście ewentualnych sankcji grożących pracodawcy w razie kontroli PIP, zwłaszcza że 30 września jest już za nami. Jeżeli przyjmiemy drugą interpretację tych przepisów, zakładającą konieczność udzielenia zaległego urlopu do 30 września, zachowanie pracodawcy, który tego nie uczynił, będzie mogło być uznane za wykroczenie przeciwko prawom pracownika z art. 282 par. 1 pkt 2 KP i będzie ono zagrożone grzywną w wysokości od 1000 do 30 000 zł - ostrzega Bartosz Tomanek.

Niektórzy pracownicy z różnych powodów nie wykorzystują przysługującego im urlopu wypoczynkowego. Gromadzą dni wolne w nadziei, że wyjadą na dłużej za granicę lub unikają wypoczynku ze względu na brak czasu czy środków finansowych. Taka strategia ma swoje uzasadnienie, ale wielu osobom nie wychodzi na dobre. Po wybuchu pandemii, w związku z niepewną sytuacją, pracodawcy chętniej kierują pracowników na urlop wypoczynkowy. Pojawia się pytanie, co zrobić z osobami, którym udało się zebrać wyjątkowo dużą ilość niewykorzystanych dni urlopu wypoczynkowego.

- Problematyczną kwestią jest to, na jak długi okres pracodawca może jednostronnie wysłać pracownika na zaległy urlop. W tym celu należy określić wzajemną relację pomiędzy art. 15gc tarczy antykryzysowej a dotychczasowymi przepisami Kodeku pracy w tym zakresie (art. 168). Wydaje się, iż przepisy Tarczy mają charakter szczególny względem Kodeksu pracy, co umożliwia stosowanie ich z pierwszeństwem przed regulacjami kodeksowymi. W związku z tym, w obecnej sytuacji pracodawca może jednostronnie udzielić pracownikowi zaległego urlopu jedynie w wymiarze 30 dni. Najbezpieczniejszym rozwiązaniem dla przedsiębiorcy będzie udzielenie w pierwszej kolejności zaległego urlopu w wymiarze maksymalnie 30 dni, a jeżeli pracownikowi przysługuje jeszcze więcej dni zaległego urlopu, pracodawca powinien raczej ustalić z nim konkretny termin dalszego wypoczynku - ocenia Bartosz Tomanek.

Z tą interpretacją prawną zgadza się także Aleksandra Kolbus-Kucharska. Według niej termin wykorzystania zaległego urlopu wypoczynkowego powinien zostać uzgodniony między stronami, ale pracodawca może podjąć bardziej radykalne działania, jeżeli pracownik zwleka ze wzięciem wolnego.

- W przypadku, gdy pracownik nie wykorzystał zaległego urlopu, pracodawca powinien umożliwić jego wykorzystanie w najszybszym możliwym terminie, a także pozwolić wziąć urlop wypoczynkowy za bieżący rok kalendarzowy. W orzecznictwie podkreśla się, że termin powinien zostać ustalony w porozumieniu z pracownikiem, jednak ostateczną decyzję podejmuje pracodawca.

Jeżeli pracownik nie wychodzi z inicjatywą udania się na zaległy urlop wypoczynkowy, regulacje tarczy 4.0 w okresie stanu zagrożenia epidemicznego i stanu epidemii dają pracodawcy możliwość udzielenia pracownikowi urlopu wypoczynkowego niewykorzystanego przez pracownika w poprzednich latach kalendarzowych, w terminie przez siebie wskazanym, bez uzyskania zgody pracownika i z pominięciem planu urlopów, w wymiarze do 30 dni urlopu, a pracownik jest obowiązany taki urlop wykorzystać - mówi ekspertka.

Nie wiadomo, kiedy zakończy się pandemia. Dane na temat wzrostu zakażeń nie napawają optymizmem, a ekonomiści zakładają, że prawdziwy kryzys jest dopiero przed nami. Z uwagi na powyższe można założyć, że firmy będą bardziej restrykcyjnie podchodzić do kwestii zaległego urlopu wypoczynkowego. Nawet jeżeli pracodawca z pobłażaniem traktował kumulowane przez lata dni wolne, teraz wszystko przemawia za tym, aby pilnował obowiązujących terminów. Zwłaszcza że Państwowa Inspekcja Pracy może zintensyfikować kontrole w związku z COVID-19.