Jeśli firma chce legalnie przechowywać dokumenty pracownicze - musi się zarejestrować

W przyszłym roku przestanie obowiązywać przepis wymagający archiwizowania przez przedsiębiorców akt aż przez 50 lat. Według zmienionych przepisów czas przechowywania skróci się do 10 lat. Przepisy nakładają na przedsiębiorców, specjalizujących się w przechowywaniu dokumentacji obowiązek wpisania się do rejestru przechowawców. Rejestr jest prowadzony przez marszałka każdego województwa. *

Zakład Ubezpieczeń Społecznych przypomina, że każdy, kto prowadzi działalność związaną z przechowywaniem dokumentacji kadrowo-płacowej firm, musi być wpisany do rejestru przechowawców, który prowadzą marszałkowie województw. Niestety część dokumentacji jest przechowywana przez firmy niewpisane do rejestru, a dodatkowo warunki przechowywania niejednokrotnie odbiegają od standardów jakie obowiązują firmy przechowawcze. Jednak już za dwa miesiące wchodzi w życie ustawa o e-aktach, która skraca czas obowiązkowego przechowywania akt i umożliwia ich gromadzenie także w formie elektronicznej. Wprowadza ona również wysokie kary za przechowywanie dokumentów bez wymaganych uprawnień, a przedsiębiorca który nie zdąży zdobyć uprawnień przed upływem 31 grudnia 2018 roku będzie musiał zakończyć działalność przechowalniczą, a dokumentację przekazać do firmy, która takie uprawnienia posiada.

- Niekiedy dokumenty dotyczące pracowników są przechowywane przez firmy niewpisane do rejestru w warunkach odbiegających od standardów, jakie obowiązują firmy przechowawcze, przez co akta giną lub niszczeją a to rodzi problemy, gdy pracownik zaczyna gromadzić dokumentację, bo osiągnął wiek emerytalny – mówi Iwona Kowalska-Matis, regionalny rzecznik prasowy ZUS na Dolnym Śląsku.

Wchodząca w życie za dwa miesiące ustawa o e-aktach, nie tylko skraca czas obowiązkowego przechowywania akt, ale i umożliwia ich gromadzenie także w formie elektronicznej. Wprowadza ona również wysokie kary za przechowywanie dokumentów bez wymaganych uprawnień, a przedsiębiorca, który nie zdąży zdobyć uprawnień przed upływem 31 grudnia 2018 roku będzie musiał zakończyć działalność przechowalniczą, a dokumentację przekazać do firmy, która takie uprawnienia posiada.

Od 1 stycznia 2019 roku za przechowywanie akt bez wymaganych uprawnień przedsiębiorca zapłaci karę do 100 tys. zł. Przedsiębiorca, który do końca roku zgłosi do marszałka województwa wniosek o wpisanie do rejestru, nie musi natomiast obawiać się żadnej kary za ujawnienie swojej działalności. Samo zgłoszenie zaś jest proste i zajmuje tylko chwilę. Do wniosku należy dołączyć oświadczenie o zgodności i kompletności danych oraz o spełnianiu warunków wykonywania działalności gospodarczej w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej. Dodatkowo wymagany jest także dowód zapłacenia opłaty skarbowej. Sprawę można także załatwić korespondencyjnie.

Możliwość przechowywania akt w formie elektronicznej pozwoli pracodawcom ograniczyć koszty działalności, ale jednocześnie rozszerzy zakres danych, jakie pracodawcy będą musieli przekazywać do ZUS-u za swoich pracowników i zleceniobiorców.

Skróceniu może ulec nie tylko czas przechowywania akt za nowo zatrudnione osoby, ale także okres przechowywania dokumentacji pracowniczej powstałej w latach 1 stycznia 1999 r. - 31 grudnia 2018 r., pod warunkiem, że pracodawca przekaże do ZUS oświadczenie o zamiarze złożenia raportu informacyjnego za osoby po raz pierwszy zgłoszone do ubezpieczeń w tym czasie, a także przekaże raport informacyjny, który będzie zawierał wszystkie niezbędne dane.

Od rozliczenia za styczeń 2019 r. płatnicy składek na bieżąco będą zobowiązani do przekazywania do ZUS w miesięcznych raportach imiennych (ZUS RCA) dodatkowych danych dotyczących kwoty przychodu wypłacanego w danym miesiącu np. kwoty przychodu wypłaconego w danym miesiącu, ale należnego za inny rok kalendarzowy, który stanowi podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne.

Dodatkowo w dokumencie wyrejestrowującym z ubezpieczenia (ZUS ZWUA) od stycznia 2019 r., pracodawcy będą podawali dodatkowe dane dotyczące rozwiązania/wygaśnięcia stosunku pracy np. datę oraz tryb rozwiązania stosunku pracy, stronę z inicjatywy, której nastąpiło rozwiązanie stosunku pracy. Szerszy zakres informacji przekazywanych przez pracodawców do ZUS, pozwoli na zabezpieczenie wszelkich praw nabytych pracowników, dotyczących świadczeń z ubezpieczeń społecznych.

Źródło:ZUS

W związku z pojawiającymi się zapytaniami i wątpliwościami przedsiębiorców co do konieczności dokonania wpisu do rejestru Marszałka do końca br. Urząd Marszałkowski Województwa Dolnośląskiego informuje, iż obowiązek ten na podstawie art. 51a ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2018 r. poz. 217 z późn. zm.), spoczywa na podmiotach prowadzących działalność gospodarczą wyłącznie w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców, a więc świadczących usługi odpłatnie w zakresie przechowywania i wydawania dokumentacji innych podmiotów.

Oznacza to, iż do rejestru nie muszą być wpisane te podmioty gospodarcze, które przechowują dokumentację osobowo-płacową własnych pracowników (obecnie zatrudnionych i zwolnionych) oraz prowadzących tzw. outsourcing na rzecz innych podmiotów (np. w zakresie spraw księgowo-kadrowych w związku z czym dysponują dokumentacją innych pracodawców).