Ewidencja przebiegu pojazdu - poradnik przedsiębiorcy

Kto musi prowadzić dokumentację i co trzeba uwzględnić w rejestrach?

Obowiązek ten dotyczy każdego, kto w ramach prowadzonej działalności używa auta, które nie wlicza się w poczet trwałych środków przedsiębiorstwa. Dlatego też każdy pojazd nieznajdujący się w tym wykazie podlega odrębnym przepisom. W ich świetle konieczne staje się zatem prowadzenie tzw. „kilometrówki”, która zakłada limit przejechanych kilometrów. Oblicza się go, mnożąc faktyczny dystans przejechany w sprawach służbowych przez stawkę za jeden kilometr. Opłata ta jest ustalana każdorazowo przez właściwego ministra. Wyliczoną sumę można wliczyć w poczet poniesionych kosztów. Podobnie dzieje się ze środkami, które wydano na paliwo, części zamienne i eksploatację pojazdu.

Które pojazdy muszą posiadać fachową dokumentację i jak ona wygląda?

Obowiązek, o którym mowa, ciąży na każdym przedsiębiorcy, który używa auta stanowiącego jego własność. Trzeba jednak pamiętać, że opisywane przepisy dotyczą także samochodów, które należą do pracowników przedsiębiorcy. Zatem każdy współpracownik, który używa swojego auta w celach służbowych, również musi założyć pojazdowi opisywaną dokumentację.

Tak samo jest w przypadku tego środka lokomocji, który należy do osoby trzeciej, ale jest używany przez właściciela spółki. Dotyczy to przede wszystkim aut używanych na mocy umowy najmu, dzierżawy czy użyczenia. Niezależnie od formy własności faktem jest to, że każdorazowo prowadzona dokumentacja musi uwzględniać kilka ważnych informacji. Wśród nich najważniejsze jest dziewięć, które mają kluczową rolę.

Pierwsza rubryka sporządzonej tabeli musi zawierać dane personalne i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu. Druga zarezerwowana jest do umieszczenia w niej informacji o numerze rejestracyjnym i pojemności silnika (jest istotna, bo zależy od niej stawka obowiązująca za 1 kilometr). W kolejnych częściach tabeli musi znaleźć się opis trasy z uwzględnieniem miejsca, w którym zaczyna się i kończy. Ważne są również kolejne numery wpisów, a także kolejne daty i cele podróży. Trzeba też wpisać liczbę przejechanych kilometrów i stawkę za 1 kilometr. W ostatniej rubryce musi znaleźć się podpis przedsiębiorcy wraz z danymi firmy. Warto jednak pamiętać, że dokumentacja dla celów VAT jest nieco zmodyfikowana i bardziej rozbudowana. Jest bogatsza o dzień rozpoczęcia i zakończenia ewidencji, a także o zapisy dotyczące użyczenia pojazdu osobie trzeciej. Należy wówczas oprócz jej danych uwzględnić to, jaki był stan licznika w dniu wypożyczenia i odebrania samochodu i ile wówczas przejechano kilometrów. Do prawidłowego raportowania ewidencji przebiegu pojazdu w firmie bardzo przydatna i łatwa w użytkowaniu jest aplikacja internetowa na stronie http://e-kilometrowka.pl.

Dokumentacja wydatków

Warto pamiętać o tym, że przedsiębiorca chcąc uzyskać zwrot poniesionych kosztów, musi pamiętać nie tylko o rejestrowaniu przejechanych kilometrów. Powinien też posiadać wszelkie dokumenty świadczące o dokonaniu wydatku. Trzeba zatem dysponować wszelkimi paragonami i fakturami VAT potwierdzającymi wykonywane naprawy. Konieczne jest oczywiście również to, aby każdą wizytę na stacji benzynowej dokumentować odpowiednim paragonem sklepowym. Księgowania dokonuje się wówczas wraz z zakończeniem każdego kolejnego miesiąca. Trzeba jednak pamiętać, że w danym miesiącu wydatki, o których mowa, nie mogą przekroczyć tych wyznaczonych miesięcznym przebiegiem pojazdu. Wszystkie dokładne informacje na ten temat można poddać analizie na podstawie odpowiednio prowadzonych wyliczeń miesięcznych. To właśnie one dają pełny obraz tego, z jakimi zwrotami poniesionych wydatków można się liczyć. Warto podkreślić, że dokumentacja prowadzona dla celów VAT nie jest ujęta w kolejnych księgowaniach. Stanowi jednak dowód, że auto faktycznie używane jest w celach służbowych. Daje to z kolei możliwość ubiegania się o pełne odliczenie podatku od towarów i usług.

Ewidencjonowanie przebiegu pojazdu jest konieczne, gdy używa się prywatnego samochodu w trakcie pracy zawodowej. Obowiązek ten nie jest jednak bardzo uciążliwy, a korzystanie z tych udogodnień pozwala na zwrot poniesionych kosztów. To z kolei pozwala na to, by używanie auta w przedsiębiorstwie było ekonomicznie opłacalne.

Sprawdźcie również artykuł opisujący temat użytkowania samochodu służbowego na stronie porównywarki cen www.cenowe.pl