Cerber, ksiądz i detektyw w jednym: Bez sekretarek firmy by nie istniały

Marcin Walków
Sekretarka lub asystentka to zaufany doradca i osoba, która doskonale zna firmę. Można powiedzieć, że to osoba w oku cyklonu...
Sekretarka lub asystentka to zaufany doradca i osoba, która doskonale zna firmę. Można powiedzieć, że to osoba w oku cyklonu... Andrzej Banaś
Coraz rzadziej mówią o sobie, że są sekretarkami. Wolą być menedżerkami biur. Bo to one, a nie ich szefowie, mają oko na wszystko, co się dzieje w firmie. A prezesi nie wyobrażają sobie bez nich swojej pracy.

Co powinna mieć w szufladzie biurka sekretarka? Nie, nie chodzi o szminkę. Ale o igłę z nitką, plastry, tabletki na ból głowy i śrubokręt. Bo to do niej idzie każdy w firmie, kto ma z czymś problem. Sekretarka dowie się pierwsza, gdy zepsuje się ksero lub drukarka, nie działa automat z kawą, przepaliła się żarówka. - To ja jestem dla wszystkich pracowników osobą pierwszego kontaktu i to do mnie trafiają wszelkie sprawy, skargi, zażalenia, które wiążą się z funkcjonowaniem i obsługą firmy - mówi Barbara Żelazna, sekretarka w firmie dystrybucyjnej.

Oko na wszystko

Na co dzień sekretarka musi też pamiętać, by w firmie nie zabrakło kawy, herbaty, papierowych ręczników, a nawet spinaczy biurowych. To drobne rzeczy, ale ich brak potrafi uprzykrzyć dzień wszystkim w firmie - od samej góry do dołu. Sekretarka to jednocześnie dział zakupów, centrala telefoniczna, PR-owiec i dział IT. Żeby się o tym przekonać, nie musiałem daleko szukać.

Wystarczyło zatrzymać się na dłuższą chwilę w sekretariacie redakcji "Gazety Wrocławskiej". Gabriela Bester pracuje w prasie już 40 lat, z tego od 20 lat jako sekretarka. Zmieniają się szefowie, zmieniała się nawet nazwa gazety. Nie zmienia się pani Gabrysia.

Pytam ją o przepis na dobrą sekretarkę. - Przede wszystkim musi wiedzieć wszystko o swojej firmie, dosłownie. Sekretarka nie może odpowiedzieć, że czegoś nie wie - tłumaczy Gabriela Bester. Parafrazując znany dowcip o uczelni: "Sekretarka musi wiedzieć wszystko. A szef - musi wiedzieć, gdzie jest jego sekretarka".

Minęły czasy, gdy w tym zawodzie najważniejsza była uroda. - Choć wciąż krąży stereotyp, że sekretarka to długonoga blondynka w czarnej, ołówkowej spódnicy, osoba, która w zasadzie niewiele ma w głowie, ale przynajmniej potrafi zaparzyć kawę - opisuje Adrianna Zielińska, asystentka w firmie Funmedia. Owszem, miła powierzchowność w tym zawodzie jest potrzebna. Ale nawet najpiękniejsza asystentka na niewiele się przyda, jeśli nie będzie sprytna jak James Bond, dobrze zorganizowana jak Perfekcyjna Pani Domu i nieugięta jak jej automatyczny odpowiednik: "abonent, do którego dzwonisz jest w tym momencie nieosiągalny".
Bo sekretarka to również cerber, choć w spódnicy i uśmiechnięty. - Szanuje czas swojego szefa, wie, kiedy może mu przeszkodzić, a kiedy należy bezwzględnie strzec drzwi do jego gabinetu. A bardzo często słyszymy, że ktoś będzie rozmawiał tylko z prezesem - opowiada Adrianna Zielińska. Tak mówi większość osób odwiedzających sekretariaty, również na uczelniach. Marta Szot-Masłowska kieruje Biurem Obsługi Rektora i Prorektorów na Uniwersytecie Medycznym we Wrocławiu. Pracuje na uczelni już blisko 20 lat. - Często zdarza się, że interesanci przychodzą z dokumentami po podpis lub poparcie sprawy, które można załatwić pozytywnie, zostawiając pismo, a nie poprzez osobiste spotkanie, które zabiera kolejne nieplanowane minuty na rozmowę - wyjaśnia Szot-Masłowska.

Jak sekretarki oceniają, kim warto zawracać głowę szefowi, a kogo odesłać z kwitkiem? - Pierwsze 10 sekund decyduje o tym, jakie wrażenie wywiera na nas dana osoba, potwierdzili to psycholodzy - zapewnia Natalia Koźmińska. I na nic zdadzą się wymówki, że tylko szef będzie wiedział, o co chodzi. Najczęstszą odpowiedzią sekretarki jest: "szefa nie ma". I wówczas drąży więc temat: o co chodzi, kto dzwoni lub przyszedł, czy może wysłać ofertę mejlem. - Nie ma sprawdzonej metody, niezbędna jest kobieca intuicja i ustalanie priorytetów - uważa pani Natalia. I dodaje, że skuteczność odmowy gwarantuje jej zawsze stosowanie metody "zdartej płyty". Ale na tym nie koniec. Bo sekretarka, świetnie zorientowana w sprawach swojej firmy, sama skieruje do odpowiedniej osoby, która danym tematem się zajmuje - i najczęściej nie będzie to nikt z "góry".

Nie ma zadań nie do wykonania

To sekretarka, a nie prezes czy dyrektor musi wiedzieć o wszystkim, co się dzieje w firmie i dookoła niej. - Sekretarka powinna być zawsze krok przed swoim szefem - podkreśla Natalia Koźmińska, asystentka ds. administracji. To ona musi przewidywać pewne rzeczy i sytuacje, które mogą się wydarzyć. Prezes, jadąc na szkolenie, nie pamięta o rzutniku, fakturach, certyfikatach dla uczestników. - Zdarza się, że zapomni nawet długopisu czy pióra. Wiele rzeczy jest planowanych na ostatnią chwilę i szef może się pomylić, ale asystentka nie - opowiada pani Natalia.

Agnieszka Dziądziak, asystentka dyrektora w zakładzie produkcyjnym, przyznaje, że nadal zdarzają się zadania typu "przynieś, podaj, pozamiataj", ale ten zawód niesie za sobą naprawdę poważne obowiązki. Sekretarka powinna być dobra z prawa, zarządzania, rachunkowości i marketingu. Ale musi znać się też na aranżacji wnętrz, wiedzieć, w której restauracji warto zjeść i kiedy zamówić kwiaty dla żony, bo szef zapomina o rocznicy ślubu lub imieninach. A szefowie często zapominają. - Najzabawniejsza sytuacja była, gdy pani dyrektor zapomniała o bardzo ważnym spotkaniu. Musiałam więc szybko pojechać kupić jej odpowiednią garsonkę - wspomina Natalia Koźmińska.
W słowniku sekretarki nie może być też słów "nie teraz", "później", "nie mogę". - Najczęściej też nikt nie powie jej, co potrzebuje na już, a która sprawa może poczekać. To ona musi wiedzieć, jakie są priorytety - dodaje Gabriela Bester.

Sekretarka jest w pracy 24 godziny na dobę. - Zwłaszcza gdy prezes dzwoni o drugiej w nocy, żeby załatwić mu bilet bądź hotel gdzieś na drugim końcu świata - mówi Barbara Żelazna. Dobra sekretarka potrafi też pokonać w kilkanaście minut trasę na lotnisko, gdy czekającemu na wylot szefowi musi dostarczyć ważne dokumenty, które zostawił na biurku. Albo gdy w znanej restauracji trzeba zarezerwować miejsce, choć "wszystkie stoliki są już zajęte".

Prawa ręka szefa

Szef musi ufać swojej sekretarce i wiedzieć, że może na niej polegać. Zatem powinna ona być jak lekarz i ksiądz jednocześnie.- Asystentkę obowiązuje ścisła dyskrecja. To niemal jak tajemnica lekarska - zapewnia Anna Fedorczak, asystentka zarządu we Wrocławskim Parku Wodnym. Choć śmieje się, że kiedyś mogłaby wydać pamiętniki i opisać dziwne zadania i sytuacje. - Przypominam sobie między innymi sprawę z poprzedniej firmy, w której miałam przygotować protokół ze spotkania, na którym nie byłam. Nie otrzymałam też żadnych nagrań. Na tym przykładzie widać, że czasem muszę też być detektywem - opowiada Anna Fedorczak.

Sekretarki coraz rzadziej mówią o sobie, że są... sekretarkami. - Sekretarka to określenie, przed którym broni się wiele osób pracujących jako "prawa ręka szefa" - potwierdza Dorota Napora. Sama jest kierownikiem sekretariatu w Grupie Archicom. Tłumaczy, że angielski termin "office manager" coraz bardziej pasuje do tego zawodu. - Sekretarka to nie tylko przyjmowanie telefonów i kserowanie dokumentów, to przede wszystkim współpracownik i doradca - mówi prof. Marek Ziętek, rektor Uniwersytetu Medycznego. Również Bartłomiej Postek, prezes Funmedia, jest pełen podziwu dla sposobu organizacji pracy, systematyczności i umiejętności zapanowania nad każdą sytuacją przez współczesne sekretarki w znanych mu firmach. - Jestem przekonany, że wielu prezesów, zarówno średnich, jak i dużych firm nie wyobraża sobie sprawnego funkcjonowania biura bez nich - mówi.

Bo choć z firm zniknęły centrale telefoniczne, maszyny do pisania i kalki kopiujące - nic nie wskazuje na to, by biura i firmy mogły obejść się bez sekretarek. Te są po prostu niezastąpione.

Flesz: Wegańskie ubrania. Made in Poland

Wideo

Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych”i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Komentarze 3

Ta strona jest chroniona przez reCAPTCHA i obowiązują na niej polityka prywatności oraz warunki korzystania z usługi firmy Google. Dodając komentarz, akceptujesz regulamin oraz Politykę Prywatności.

Podaj powód zgłoszenia

J
Jowita

P. Koźmińska jest chyba jeszcze mało doświadczona i bardzo młoda. Jak popracuje kilka lat na takim stanowisku będzie mogła się wypowiadać.

o
obiektywny

Akurat podawanie w tym artykule przykładu administracji z uczelni to jest jakieś kompletne nieporozumienie. Chyba każdy, kto przeszedł przez studia, doskonale wie, że zachowanie biurwy na uczelniach to jest przykład, jak nie należy pracować. Wydzieranie się na studentów w dziekanacie, sekretariacie itp. za byle co, pracowanie z wielką łaską, zupełnie niekompetentni pracownicy administracyjni, powszechne obijańsko na uczelniach, popijanie kawki z dyrektorem w czasie pracy zamiast obsługiwać studentów, przerost zatrudnienia (przysłowiowa "pani od podawana ołówka", "pani od ostrzenia ołówka", "pani od pilnowania temperówki" itd.). Wiele można by wymieniać. No ale nie oczekujmy kompetencji i dobrej pracy od osób, które dostały dożywotnio stołki za tatusia - wysoko postawionego profesora, którym przez to wydaje się, że nikt im nie jest w stanie nic zrobić i zachowują się arogancko, a wręcz chamsko. Znam instytuty, gdzie sekretarka jest ważniejsza niż niejeden profesor (bo w ciągu kilkudziesięciu lat grzania stołka obrosła w więcej znajomości). Taka administracja to utrapienie nie tylko studentów, ale i pracowników naukowych. Ten artykuł coś za bardzo lukrowany wyszedł, szanowny autor mógłby jeszcze trochę pomyśleć podczas spisywania z dyktafonów opowieści, jakimi go uraczyły panie sekretarki i ich szefowie-dżentelmeni. Mam dziwne przeczucie, że pozostałe sekretarki opisano równie "rzetelnie".

K
Kobiety i ich "ambicje"

"- Pierwsze 10 sekund decyduje o tym, jakie wrażenie wywiera na nas dana osoba, potwierdzili to psycholodzy - zapewnia Natalia Koźmińska. I na nic zdadzą się wymówki, że tylko szef będzie wiedział, o co chodzi. Najczęstszą odpowiedzią sekretarki jest: "szefa nie ma"."

Pani Koźmińska widać zalicza siebie do tych głupszych sekretarek, skoro postępuje tak, jak podają jej badania pseudopsychologów (które zapewne wyczytała w jakimś tandetnym poradniku psychologicznym albo tygodniku dla kobiet w cyklu "Psycholog radzi..."), a nie zdrowym rozsądkiem. Myślący człowiek nie kieruje się pierwszym impulsem, tylko stara się wniknąć w sprawę i rzeczowo ją ocenić. Wie, że każda sprawa jest inna. Równie dobrze z badań psychologów wynika, że większość ludzi namiętnie ogląda kiczowate seriale, nie przeczytała w ciągu ostatniego roku ani jednej książki i byłaby skłonna porazić prądem aż do śmierci drugiego człowieka pod wpływem autorytetu. Czy w tych sytuacjach paniusia (bo takie głupiutkie panienki określa się tym właśnie terminem - "paniusia") Koźmińska też chętnie ulega zachowaniom większości, rozgrzeszając się w ten właśnie sposób?

Dodaj ogłoszenie

Wykryliśmy, że nadal blokujesz reklamy...

To dzięki reklamom możemy dostarczyć dla Ciebie wartościowe informacje. Jeśli cenisz naszą pracę, prosimy, odblokuj reklamy na naszej stronie.

Dziękujemy za Twoje wsparcie!

Jasne, chcę odblokować
Przycisk nie działa ?
1.
W prawym górnym rogu przegladarki znajdź i kliknij ikonkę AdBlock. Z otwartego menu wybierz opcję "Wstrzymaj blokowanie na stronach w tej domenie".
krok 1
2.
Pojawi się okienko AdBlock. Przesuń suwak maksymalnie w prawą stronę, a nastepnie kliknij "Wyklucz".
krok 2
3.
Gotowe! Zielona ikonka informuje, że reklamy na stronie zostały odblokowane.
krok 3