Nasza Loteria SR - pasek na kartach artykułów

Cerber, ksiądz i detektyw w jednym: Bez sekretarek firmy by nie istniały

Marcin Walków
Sekretarka lub asystentka to zaufany doradca i osoba, która doskonale zna firmę. Można powiedzieć, że to osoba w oku cyklonu...
Sekretarka lub asystentka to zaufany doradca i osoba, która doskonale zna firmę. Można powiedzieć, że to osoba w oku cyklonu... Andrzej Banaś
Coraz rzadziej mówią o sobie, że są sekretarkami. Wolą być menedżerkami biur. Bo to one, a nie ich szefowie, mają oko na wszystko, co się dzieje w firmie. A prezesi nie wyobrażają sobie bez nich swojej pracy.

Co powinna mieć w szufladzie biurka sekretarka? Nie, nie chodzi o szminkę. Ale o igłę z nitką, plastry, tabletki na ból głowy i śrubokręt. Bo to do niej idzie każdy w firmie, kto ma z czymś problem. Sekretarka dowie się pierwsza, gdy zepsuje się ksero lub drukarka, nie działa automat z kawą, przepaliła się żarówka. - To ja jestem dla wszystkich pracowników osobą pierwszego kontaktu i to do mnie trafiają wszelkie sprawy, skargi, zażalenia, które wiążą się z funkcjonowaniem i obsługą firmy - mówi Barbara Żelazna, sekretarka w firmie dystrybucyjnej.

Oko na wszystko

Na co dzień sekretarka musi też pamiętać, by w firmie nie zabrakło kawy, herbaty, papierowych ręczników, a nawet spinaczy biurowych. To drobne rzeczy, ale ich brak potrafi uprzykrzyć dzień wszystkim w firmie - od samej góry do dołu. Sekretarka to jednocześnie dział zakupów, centrala telefoniczna, PR-owiec i dział IT. Żeby się o tym przekonać, nie musiałem daleko szukać.

Wystarczyło zatrzymać się na dłuższą chwilę w sekretariacie redakcji "Gazety Wrocławskiej". Gabriela Bester pracuje w prasie już 40 lat, z tego od 20 lat jako sekretarka. Zmieniają się szefowie, zmieniała się nawet nazwa gazety. Nie zmienia się pani Gabrysia.

Pytam ją o przepis na dobrą sekretarkę. - Przede wszystkim musi wiedzieć wszystko o swojej firmie, dosłownie. Sekretarka nie może odpowiedzieć, że czegoś nie wie - tłumaczy Gabriela Bester. Parafrazując znany dowcip o uczelni: "Sekretarka musi wiedzieć wszystko. A szef - musi wiedzieć, gdzie jest jego sekretarka".

Minęły czasy, gdy w tym zawodzie najważniejsza była uroda. - Choć wciąż krąży stereotyp, że sekretarka to długonoga blondynka w czarnej, ołówkowej spódnicy, osoba, która w zasadzie niewiele ma w głowie, ale przynajmniej potrafi zaparzyć kawę - opisuje Adrianna Zielińska, asystentka w firmie Funmedia. Owszem, miła powierzchowność w tym zawodzie jest potrzebna. Ale nawet najpiękniejsza asystentka na niewiele się przyda, jeśli nie będzie sprytna jak James Bond, dobrze zorganizowana jak Perfekcyjna Pani Domu i nieugięta jak jej automatyczny odpowiednik: "abonent, do którego dzwonisz jest w tym momencie nieosiągalny".
Bo sekretarka to również cerber, choć w spódnicy i uśmiechnięty. - Szanuje czas swojego szefa, wie, kiedy może mu przeszkodzić, a kiedy należy bezwzględnie strzec drzwi do jego gabinetu. A bardzo często słyszymy, że ktoś będzie rozmawiał tylko z prezesem - opowiada Adrianna Zielińska. Tak mówi większość osób odwiedzających sekretariaty, również na uczelniach. Marta Szot-Masłowska kieruje Biurem Obsługi Rektora i Prorektorów na Uniwersytecie Medycznym we Wrocławiu. Pracuje na uczelni już blisko 20 lat. - Często zdarza się, że interesanci przychodzą z dokumentami po podpis lub poparcie sprawy, które można załatwić pozytywnie, zostawiając pismo, a nie poprzez osobiste spotkanie, które zabiera kolejne nieplanowane minuty na rozmowę - wyjaśnia Szot-Masłowska.

Jak sekretarki oceniają, kim warto zawracać głowę szefowi, a kogo odesłać z kwitkiem? - Pierwsze 10 sekund decyduje o tym, jakie wrażenie wywiera na nas dana osoba, potwierdzili to psycholodzy - zapewnia Natalia Koźmińska. I na nic zdadzą się wymówki, że tylko szef będzie wiedział, o co chodzi. Najczęstszą odpowiedzią sekretarki jest: "szefa nie ma". I wówczas drąży więc temat: o co chodzi, kto dzwoni lub przyszedł, czy może wysłać ofertę mejlem. - Nie ma sprawdzonej metody, niezbędna jest kobieca intuicja i ustalanie priorytetów - uważa pani Natalia. I dodaje, że skuteczność odmowy gwarantuje jej zawsze stosowanie metody "zdartej płyty". Ale na tym nie koniec. Bo sekretarka, świetnie zorientowana w sprawach swojej firmy, sama skieruje do odpowiedniej osoby, która danym tematem się zajmuje - i najczęściej nie będzie to nikt z "góry".

Nie ma zadań nie do wykonania

To sekretarka, a nie prezes czy dyrektor musi wiedzieć o wszystkim, co się dzieje w firmie i dookoła niej. - Sekretarka powinna być zawsze krok przed swoim szefem - podkreśla Natalia Koźmińska, asystentka ds. administracji. To ona musi przewidywać pewne rzeczy i sytuacje, które mogą się wydarzyć. Prezes, jadąc na szkolenie, nie pamięta o rzutniku, fakturach, certyfikatach dla uczestników. - Zdarza się, że zapomni nawet długopisu czy pióra. Wiele rzeczy jest planowanych na ostatnią chwilę i szef może się pomylić, ale asystentka nie - opowiada pani Natalia.

Agnieszka Dziądziak, asystentka dyrektora w zakładzie produkcyjnym, przyznaje, że nadal zdarzają się zadania typu "przynieś, podaj, pozamiataj", ale ten zawód niesie za sobą naprawdę poważne obowiązki. Sekretarka powinna być dobra z prawa, zarządzania, rachunkowości i marketingu. Ale musi znać się też na aranżacji wnętrz, wiedzieć, w której restauracji warto zjeść i kiedy zamówić kwiaty dla żony, bo szef zapomina o rocznicy ślubu lub imieninach. A szefowie często zapominają. - Najzabawniejsza sytuacja była, gdy pani dyrektor zapomniała o bardzo ważnym spotkaniu. Musiałam więc szybko pojechać kupić jej odpowiednią garsonkę - wspomina Natalia Koźmińska.
W słowniku sekretarki nie może być też słów "nie teraz", "później", "nie mogę". - Najczęściej też nikt nie powie jej, co potrzebuje na już, a która sprawa może poczekać. To ona musi wiedzieć, jakie są priorytety - dodaje Gabriela Bester.

Sekretarka jest w pracy 24 godziny na dobę. - Zwłaszcza gdy prezes dzwoni o drugiej w nocy, żeby załatwić mu bilet bądź hotel gdzieś na drugim końcu świata - mówi Barbara Żelazna. Dobra sekretarka potrafi też pokonać w kilkanaście minut trasę na lotnisko, gdy czekającemu na wylot szefowi musi dostarczyć ważne dokumenty, które zostawił na biurku. Albo gdy w znanej restauracji trzeba zarezerwować miejsce, choć "wszystkie stoliki są już zajęte".

Prawa ręka szefa

Szef musi ufać swojej sekretarce i wiedzieć, że może na niej polegać. Zatem powinna ona być jak lekarz i ksiądz jednocześnie.- Asystentkę obowiązuje ścisła dyskrecja. To niemal jak tajemnica lekarska - zapewnia Anna Fedorczak, asystentka zarządu we Wrocławskim Parku Wodnym. Choć śmieje się, że kiedyś mogłaby wydać pamiętniki i opisać dziwne zadania i sytuacje. - Przypominam sobie między innymi sprawę z poprzedniej firmy, w której miałam przygotować protokół ze spotkania, na którym nie byłam. Nie otrzymałam też żadnych nagrań. Na tym przykładzie widać, że czasem muszę też być detektywem - opowiada Anna Fedorczak.

Sekretarki coraz rzadziej mówią o sobie, że są... sekretarkami. - Sekretarka to określenie, przed którym broni się wiele osób pracujących jako "prawa ręka szefa" - potwierdza Dorota Napora. Sama jest kierownikiem sekretariatu w Grupie Archicom. Tłumaczy, że angielski termin "office manager" coraz bardziej pasuje do tego zawodu. - Sekretarka to nie tylko przyjmowanie telefonów i kserowanie dokumentów, to przede wszystkim współpracownik i doradca - mówi prof. Marek Ziętek, rektor Uniwersytetu Medycznego. Również Bartłomiej Postek, prezes Funmedia, jest pełen podziwu dla sposobu organizacji pracy, systematyczności i umiejętności zapanowania nad każdą sytuacją przez współczesne sekretarki w znanych mu firmach. - Jestem przekonany, że wielu prezesów, zarówno średnich, jak i dużych firm nie wyobraża sobie sprawnego funkcjonowania biura bez nich - mówi.

Bo choć z firm zniknęły centrale telefoniczne, maszyny do pisania i kalki kopiujące - nic nie wskazuje na to, by biura i firmy mogły obejść się bez sekretarek. Te są po prostu niezastąpione.

Dołącz do nas na Facebooku!

Publikujemy najciekawsze artykuły, wydarzenia i konkursy. Jesteśmy tam gdzie nasi czytelnicy!

Polub nas na Facebooku!

Kontakt z redakcją

Byłeś świadkiem ważnego zdarzenia? Widziałeś coś interesującego? Zrobiłeś ciekawe zdjęcie lub wideo?

Napisz do nas!
Wróć na gazetawroclawska.pl Gazeta Wrocławska